Πέμπτη απόγευμα. Η Παρασκευή είναι σχεδόν γεμάτη και οι μισές κρατήσεις είναι στη βεράντα. Ανοίγεις τον καιρό στο κινητό και βλέπεις το σύννεφο με τις σταγόνες πάνω ακριβώς στις ώρες της βάρδιας. Από εκείνη τη στιγμή έχεις δύο δρόμους: να το αφήσεις για αύριο και να το λύσεις πανικόβλητα στο πάσο, ή να το τακτοποιήσεις τώρα, με ηρεμία, όσο ακόμα όλοι έχουν περιθώριο να προσαρμοστούν.
Αυτός ο οδηγός είναι για τον δεύτερο δρόμο: πότε αξίζει να ειδοποιήσεις, με ποια σειρά, τι ακριβώς να γράψεις στο μήνυμα, και πώς όλη αυτή η δουλειά γίνεται πλέον αυτόματα.
Γιατί το τηλεφώνημα της τελευταίας στιγμής είναι το ακριβότερο
Όταν η βροχή πιάσει με τη βάρδια σε εξέλιξη, όλα γίνονται ταυτόχρονα: η ομάδα κουβαλάει πιατέλες μέσα, οι παρέες της βεράντας στριμώχνονται στην πόρτα, το τηλέφωνο χτυπάει, και κάποιος πρέπει να πάρει έναν έναν τους πελάτες που έρχονται σε μία ώρα. Ό,τι και να κάνεις εκείνη τη στιγμή, κάποιος θα μείνει δυσαρεστημένος: η παρέα που δεν χώρεσε μέσα, ο σερβιτόρος που έτρεχε, ή ο πελάτης που έφτασε βρεγμένος για να ακούσει «δεν έχουμε τραπέζι».
Η ίδια ακριβώς κατάσταση, τακτοποιημένη ένα μερόνυχτο νωρίτερα, είναι ένα ήρεμο μήνυμα και τρεις επιλογές. Η διαφορά δεν είναι στην τύχη, είναι στο πότε το έμαθες και πόσο γρήγορα κινήθηκες.
Ο κανόνας των 48 ωρών
Οι προγνώσεις για βροχή σταθεροποιούνται αρκετά στις 48 ώρες πριν. Νωρίτερα από αυτό, κινδυνεύεις να ακυρώσεις μια βραδιά που τελικά θα έβγαινε λαμπερή. Αργότερα, στενεύουν τα περιθώρια των πελατών να αλλάξουν σχέδια. Το πρακτικό παράθυρο δράσης είναι το διήμερο πριν από τη βάρδια, με έλεγχο ξανά το πρωί της ημέρας.
Δύο νούμερα αξίζει να κοιτάς: την πιθανότητα βροχής στις ώρες που έχεις κρατήσεις (όχι τον «μέσο όρο ημέρας», μια μπόρα στις 15:00 δεν αγγίζει τη βραδινή βάρδια) και τον άνεμο, που για βεράντα με ομπρέλες είναι συχνά χειρότερος από το ψιλόβροχο.
Ποιον ειδοποιείς πρώτο
Η σειρά έχει σημασία, γιατί τα τραπέζια μέσα είναι λιγότερα από τις κρατήσεις έξω. Μια σειρά που δουλεύει:
- Οι μεγάλες παρέες. Χρειάζονται τα λίγα μεγάλα τραπέζια της αίθουσας. Αν δεν κινηθούν πρώτες, δεν θα υπάρχει πού να καθίσουν.
- Οι ευαίσθητες περιστάσεις. Επέτειοι, γενέθλια, πρώτα ραντεβού. Εκεί η βρεγμένη έκπληξη κοστίζει περισσότερο από ένα χαμένο κουβέρ.
- Όλοι οι υπόλοιποι, με το ίδιο μήνυμα και τις ίδιες επιλογές.
Τι γράφεις στο μήνυμα
Το μήνυμα δεν χρειάζεται απολογία ούτε δελτίο καιρού. Χρειάζεται τρία πράγματα: το γεγονός, τις επιλογές, και έναν τρόπο να απαντήσει ο πελάτης μόνος του. Ένα σχήμα που δουλεύει:
«Καλησπέρα! Για την κράτησή σας την Παρασκευή στις 21:00: η πρόγνωση δείχνει βροχή και θέλουμε να σας έχουμε στεγνούς. Επιλέξτε ό,τι σας βολεύει: τραπέζι μέσα την ίδια ώρα, άλλη μέρα, ή ακύρωση χωρίς καμία επιβάρυνση.»
Η λέξη-κλειδί είναι οι επιλογές. Αν το μήνυμα λέει μόνο «θα βρέξει, πάρτε μας τηλέφωνο», μεταφέρεις το πρόβλημα στον πελάτη και το τηλέφωνό σου θα χτυπάει όλο το απόγευμα. Αν έχει σύνδεσμο όπου διαλέγει μόνος του, οι περισσότεροι θα το λύσουν σε τριάντα δευτερόλεπτα χωρίς να μιλήσουν με κανέναν.
Όσο μεταφέρεις κρατήσεις μέσα, η φόρμα σου συνεχίζει να δίνει τραπέζια στη βεράντα για την ίδια βραδιά. Κλείσε προσωρινά τον εξωτερικό χώρο για νέες online κρατήσεις, αλλιώς αδειάζεις από τη μία και γεμίζεις από την άλλη.
Πόσο επιθετικά; Ανάλογα με την πρόγνωση
| Πρόγνωση | Κίνηση |
|---|---|
| Πιθανότητα 40 με 60%, ασθενής βροχή | Ρώτησε τους πελάτες και άφησε την απόφαση σε εκείνους. Πολλοί θα προτιμήσουν να το ρισκάρουν. |
| Πιθανότητα πάνω από 70% | Μετάφερε μέσα όσους χωράνε στην ίδια ώρα και ρώτησε τους υπόλοιπους. Κλείσε τον εξωτερικό χώρο για νέες κρατήσεις. |
| Καταιγίδα ή θυελλώδης άνεμος | Μαζική ενημέρωση με προτεραιότητα στην ακύρωση ή την αλλαγή μέρας. Καμία ομπρέλα δεν σώζει τίποτα στα μποφόρ. |
Σε κάθε περίπτωση, κράτα λίστα με όσους δεν απάντησαν. Αυτοί είναι τα τηλεφωνήματα που αξίζουν τον χρόνο σου, και είναι συνήθως δύο τρεις, όχι δώδεκα.
Πώς γίνεται όλο αυτό αυτόματα
Όλα τα παραπάνω είναι μια χειροκίνητη ρουτίνα που απαιτεί να θυμάσαι να κοιτάς τον καιρό, να ξέρεις ποιες κρατήσεις είναι έξω, να στείλεις ένα ένα τα μηνύματα και να κρατάς λογαριασμό ποιος απάντησε τι. Η Καιρική προστασία του Kliso κάνει ακριβώς αυτή τη ρουτίνα, μόνη της: παρακολουθεί την πρόγνωση για την τοποθεσία του καταστήματος κάθε ώρα, και όταν οι ώρες με κρατήσεις σε εξωτερικό χώρο περάσουν τα όρια, χτυπάει συναγερμός στην οθόνη και στο κινητό.
Από εκεί, διαλέγεις στρατηγική με ένα κλικ: ρώτησε όλους, μετάφερε αυτόματα μέσα όσους χωράνε στην ίδια ώρα, ή ακύρωσε μαζικά. Κάθε πελάτης παίρνει τον δικό του σύνδεσμο και απαντά μόνος του, ενώ εσύ βλέπεις ζωντανά ποιος μεταφέρθηκε, ποιος άλλαξε μέρα και ποιος μένει για τηλέφωνο. Και αν η πρόγνωση φτιάξει πριν στείλεις οτιδήποτε, ο συναγερμός αποσύρεται μόνος του.