Εγχειρίδιο χρήσης

1 Σύνδεση & ρόλοι

Η Kliso ανοίγει στον browser στο kliso.gr/admin. Κάθε μέλος του προσωπικού έχει δικό του λογαριασμό και ρόλο.

Πρώτη σύνδεση

1. Πήγαινε στο kliso.gr/admin και βάλε το email και τον κωδικό σου.
2. Αν ξέχασες τον κωδικό, πάτησε «Ξέχασα τον κωδικό» — θα λάβεις σύνδεσμο επαναφοράς στο email.
3. Μετά τη σύνδεση ανοίγει αυτόματα η οθόνη «Σήμερα».

Ρόλοι & δικαιώματα

• Πολλά καταστήματα; Άλλαξε ενεργό κατάστημα από τον επιλογέα — όλες οι οθόνες ακολουθούν.
• Θέμα: εναλλαγή φωτεινό / σκοτεινό από το πάνω μέρος.
• Αποσύνδεση: από το μενού κάτω αριστερά.

2 Η οθόνη «Σήμερα»

Το κέντρο ελέγχου της βάρδιας. Όλα όσα συμβαίνουν τώρα, σε μία οθόνη — και ανανεώνεται μόνη της.

Τι βλέπεις

• Πάνω: η ημερομηνία (βέλη ή ημερολόγιο για αλλαγή μέρας) και τα KPIs της ημέρας.
• Αριστερά: η ζωντανή κάτοψη με τα τραπέζια χρωματισμένα ανά κατάσταση.
• Δεξιά: εναλλαγή σε Κρατήσεις (ανά βάρδια), Λίστα αναμονής και Ουρά.

Τι σημαίνουν τα KPIs

Εργαλεία

• Αλλαγή μέρας: με τα βέλη ‹ › ή το ημερολόγιο.
• Λίστα ⟷ Κάτοψη: εναλλαγή προβολής με το κουμπί πάνω από τον χώρο.
• «● Ζωντανά»: ανανεώνεται αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα — δεν χρειάζεται refresh.

3 Κρατήσεις

Οι online κρατήσεις μπαίνουν μόνες τους. Εδώ είναι πώς προσθέτεις και διαχειρίζεσαι τις υπόλοιπες.

Νέα κράτηση (τηλέφωνο / από κοντά)

1. Στη «Σήμερα» πάτησε «Νέα κράτηση» (ή το +).
2. Γράψε όνομα & τηλέφωνο. Αν ο πελάτης υπάρχει ήδη, εμφανίζεται με τις σημειώσεις & αλλεργίες του.
3. Διάλεξε ημερομηνία, ώρα και άτομα. Η Kliso δείχνει μόνο διαθέσιμες ώρες, βάσει βαρδιών & χωρητικότητας.
4. Προαιρετικά: τραπέζι, σημείωση, occasion (γενέθλια…), ειδικά αιτήματα.
5. Πάτησε «Δημιουργία». Φεύγει αυτόματα επιβεβαίωση στον πελάτη, με σύνδεσμο διαχείρισης.

Walk-in

Πάτησε «Walk-in», βάλε άτομα και (προαιρετικά) τραπέζι — μπαίνει κατευθείαν ως καθισμένος τώρα.

Από πού έρχονται οι κρατήσεις

• Widget (το site/σύνδεσμός σου) · Τηλέφωνο & Walk-in (από εσένα) · Reserve with Google.
• Οι Google κρατήσεις μπαίνουν αυτόματα στην Kliso (η σύνδεση με την Google στήνεται από τον πάροχο — δεν χρειάζεται κάτι από εσένα στην καθημερινότητα).

Καταστάσεις κράτησης

Αλλαγή, μετακίνηση & ακύρωση

• Πάτησε μια κράτηση για να ανοίξει· αλλάζεις ώρα/άτομα ή ακυρώνεις (με προαιρετικό λόγο).
• Για αλλαγή τραπεζιού, σύρε την κράτηση πάνω σε άλλο τραπέζι στην κάτοψη.
• Η αναζήτηση (⌘/Ctrl + K) βρίσκει πελάτη ή κράτηση από όνομα/τηλέφωνο.

4 Το πάσο βήμα-βήμα

Η ροή μιας κράτησης μέσα στη βραδιά, με ένα-δυο tap το καθένα.

1. Έφτασαν: πάτησε την κράτηση → «Στο τραπέζι» (ή σύρε την σε τραπέζι). Γίνεται «καθισμένος».
2. Έφυγαν: πάτησε «Ολοκλήρωση» — το τραπέζι ελευθερώνεται για το επόμενο.
3. Δεν ήρθαν: πάτησε «No-show» — καταγράφεται στο ιστορικό του πελάτη.

Έξυπνες λεπτομέρειες

• Drag-to-seat: σύρε μια κράτηση από τη λίστα πάνω σε ελεύθερο τραπέζι.
• Μεγάλες παρέες: με ενωμένα τραπέζια στην κάτοψη, η Kliso τα προτείνει αυτόματα.
• Αλλαγή τραπεζιού εν κινήσει: σύρε ξανά μια καθισμένη κράτηση αλλού.

5 Ουρά αναμονής

Για τις ώρες που «γεμίσατε». Ο πελάτης μπαίνει σε ουρά και ειδοποιείται όταν ετοιμαστεί τραπέζι.

1. Ενεργοποίηση: από τις Ρυθμίσεις του καταστήματος, άνοιξε την Ουρά και δείξε το QR. Manager+
2. Ο πελάτης σκανάρει το QR, βάζει όνομα & άτομα, και βλέπει ζωντανά πόσοι είναι μπροστά.
3. Χειροκίνητα: προσθέτεις κι εσύ από την καρτέλα «Ουρά» (+) — του φεύγει SMS με τον σύνδεσμο.
4. Ειδοποίηση: όταν ετοιμαστεί τραπέζι, πάτησε «Ειδοποίηση» — φεύγει SMS/Viber.
5. Κάθισμα: πάτησε «Κάθισε». Προαιρετικά διάλεξε τραπέζι, και δημιουργείται κράτηση καθισμένου.

6 Χώροι & κάτοψη Manager+

Στήσε τις αίθουσες, τα τραπέζια και τη διάταξή τους όπως είναι στ' αλήθεια. Από το μενού «Χώροι».

Αίθουσες & τραπέζια

Πρόσθεσε αίθουσες (π.χ. «Εσωτερικό», «Βεράντα») και τα τραπέζια τους, με χωρητικότητα (ελάχ./μέγ. άτομα).

Ο επεξεργαστής κάτοψης

Στο Χώροι → Κάτοψη ανοίγει ένας πλήρης οπτικός επεξεργαστής, σαν σχεδιαστικό εργαλείο:

• Zoom & μετακίνηση (25–300%): ροδέλα, Space+σύρσιμο ή τα κουμπιά κάτω δεξιά. Σε tablet, με δύο δάχτυλα.
• Έξυπνοι οδηγοί: καθώς σύρεις ένα τραπέζι, «κουμπώνει» σε άκρες, κέντρα και ίσες αποστάσεις από τα γύρω.
• Πολλαπλή επιλογή: σύρε σε κενό για πλαίσιο, μετά στοίχισε ή κατένειμε ομοιόμορφα.
• Σχήμα (στρογγυλό/τετράγωνο), περιστροφή, αλλαγή μεγέθους με λαβές και διαστάσεις χώρου.

Εικόνα κάτοψης (φόντο)

1. Πάτησε «Φόντο» και ανέβασε το σχέδιο/κάτοψη του χώρου (PNG/JPG/WebP έως 8MB).
2. Σύρε την εικόνα και ρύθμισε διαφάνεια & κλίμακα ώστε να ταιριάξει στο πλέγμα.
3. Κλείδωσέ την — μετά τοποθετείς τα τραπέζια ακριβώς εκεί που είναι στην πραγματικότητα.

Μαζική δημιουργία, στοιχεία & πρότυπα

• «Μαζικά»: φτιάξε ένα πλέγμα τραπεζιών με τη μία (πρόθεμα, αρίθμηση, πλήθος, σχήμα, μέγεθος).
• Στοιχεία & ζώνες: μπαρ, πόρτα, κουζίνα, κολώνες, φυτά — με κλείδωμα θέσης και σειρά (μπρος/πίσω).
• Ένωση τραπεζιών: διάλεξε 2+ και «Ένωσε» — λειτουργούν ως ένα για παρέες.
• Πρότυπα & αντιγραφή: αποθήκευσε μια διάταξη ως πρότυπο ή αντίγραψέ την σε άλλη αίθουσα.

Πρόχειρο, δημοσίευση & ιστορικό

Ό,τι αλλάζεις σώζεται μόνο του ως πρόχειρο — η βάρδια συνεχίζει να βλέπει την παλιά διάταξη μέχρι να πατήσεις «Δημοσίευση».

• Αν κάποιος άλλος δημοσίευσε στο μεταξύ, η Kliso σε προειδοποιεί (ποιος & πότε) πριν γράψεις από πάνω.
• Το «Ιστορικό» κρατά τις τελευταίες δημοσιεύσεις με προεπισκόπηση — επαναφορά σε παλιότερη έκδοση με ένα κλικ.

7 Πρόγραμμα & βάρδιες Manager+

Πότε δουλεύεις και πόσες κρατήσεις δέχεσαι. Από το μενού «Πρόγραμμα».

Βάρδιες

1. Πρόσθεσε βάρδιες ανά ημέρα (π.χ. Lunch 13:00–17:00, Dinner 19:00–24:00).
2. Όρισε διάρκεια τραπεζιού, τελευταία ώρα κράτησης και χωρητικότητα ανά slot.

Blackouts (κλειστά / παύση online)

Πρόσθεσε ημέρες ή ώρες που είσαι κλειστά ή δεν δέχεσαι online κρατήσεις (αργίες, ιδιωτική εκδήλωση). Οι ώρες λαμβάνονται στη ζώνη ώρας του καταστήματος, και οι υπάρχουσες κρατήσεις δεν επηρεάζονται.

8 Πελάτες

Κάθε πελάτης χτίζει προφίλ μόνος του με τις κρατήσεις. Εσύ το εμπλουτίζεις.

Πού τους βρίσκεις

• Από το μενού «Πελάτες» (αναζήτηση από όνομα/τηλέφωνο/email) ή με ⌘/Ctrl + K.

Πλήρες προφίλ (360°)

Κλικ σε πελάτη ανοίγει μια αναλυτική καρτέλα στο κέντρο της οθόνης — όλη η σχέση σου μαζί του:

• Επισκέψεις: όλες οι κρατήσεις, με πόση ώρα κάθισε κάθε φορά στο τραπέζι.
• Χρονολόγιο επικοινωνιών: κάθε email, SMS, Viber και καμπάνια που έλαβε — και πότε.
• Ετικέτες & σημειώσεις: VIP, «τραπέζι στο παράθυρο», προτιμήσεις.
• Αλλεργίες: εμφανίζονται με κόκκινο στην κράτηση, για την κουζίνα.
• Αξιολογήσεις που άφησε και ιστορικό επισκέψεων/ακυρώσεων/no-shows.
• Ιστορικό αλλαγών: κάθε αλλαγή σε κράτηση/πελάτη καταγράφεται (ποιος & πότε).

Εισαγωγή πελατολογίου (Excel)

1. Πάτησε «Εισαγωγή» και ανέβασε αρχείο Excel/CSV — δέχεται και ελληνικό Excel.
2. Η Kliso κανονικοποιεί τα τηλέφωνα (+30) και δεν διπλασιάζει υπάρχοντες πελάτες.
3. Η συγκατάθεση marketing μπαίνει απενεργοποιημένη από προεπιλογή — σεβασμός στο GDPR.

Διαγραφή (GDPR)

1. Άνοιξε την καρτέλα του πελάτη και πάτησε «Διαγραφή / Ανωνυμοποίηση».
2. Τα προσωπικά δεδομένα σβήνονται, αλλά τα στατιστικά του καταστήματος μένουν σωστά.

9 Ρυθμίσεις & widget Manager+

Το widget κρατήσεων και οι γενικές προτιμήσεις. Από το μενού «Ρυθμίσεις» — οργανωμένο σε 4 καρτέλες: Φόρμα κρατήσεων · Ενσωμάτωση · Ειδοποιήσεις · Πληρωμές.

Καρτέλα «Φόρμα κρατήσεων»

• Προεπιλεγμένη χώρα τηλεφώνου, γλώσσες widget, αυτόματη επιβεβαίωση ή χειροκίνητη.
• Χρώμα / λογότυπο (στα paid πλάνα) ώστε το widget να ταιριάζει με το brand σου.

Πώς κλείνει ο πελάτης

Ο πελάτης βλέπει έναν καθαρό 4-step οδηγό: Πότε & πόσοι → Ώρα → Στοιχεία → Επιβεβαίωση (με occasion, αλλεργίες, σημειώσεις). Λαμβάνει επιβεβαίωση και σύνδεσμο για να αλλάξει/ακυρώσει μόνος του. Αν το κατάστημα ζητά εγγύηση no-show, πριν την επιβεβαίωση περνά από ασφαλή πληρωμή Viva.

Καρτέλα «Ενσωμάτωση»

• Έτοιμος σύνδεσμος: kliso.gr/book/<το-κατάστημά-σου>.
• Ή κουμπί «Κράτηση» μέσα στο site σου — διάλεξε τύπο, δες ζωντανή προεπισκόπηση, αντίγραψε τον κώδικα.

Καρτέλα «Ειδοποιήσεις»

Κανάλια ανά γεγονός, ώρες υπενθυμίσεων και push προσωπικού — δες την ενότητα Ειδοποιήσεις.

10 Εγγύηση no-show — Viva Wallet Pro+ Owner

Δέσμευση ποσού στην κάρτα του πελάτη κατά την online κράτηση. Όταν έρθει ή ακυρώσει, αποδεσμεύεται αυτόματα — χρεώνεται μόνο σε no-show. Τα χρήματα πάνε απευθείας στον δικό σου λογαριασμό Viva, χωρίς καμία προμήθεια Kliso.

Πώς το στήνεις

1. Πήγαινε Ρυθμίσεις → καρτέλα «Πληρωμές» και άνοιξε τον ενσωματωμένο οδηγό βήμα-βήμα — σε πάει κλικ-κλικ μέσα στο Viva panel για τα 5 στοιχεία σύνδεσης (Client ID/Secret, Merchant ID, API Key, Source Code).
2. Πάτησε «Έλεγχος σύνδεσης» — πρέπει να δεις «Η σύνδεση με τη Viva λειτουργεί» και το σήμα «Ρυθμισμένο».
3. Πήγαινε Χώροι → «Στοιχεία καταστήματος» → «Εγγύηση no-show»: όρισε ποσό (ανά άτομο ή σταθερό) και προαιρετικά «μόνο για παρέες από Χ άτομα».
4. Κάνε μια δοκιμαστική κράτηση για να δεις τη ροή όπως ο πελάτης.

Τι βλέπει ο πελάτης

• Στο βήμα «Επιβεβαίωση» εμφανίζεται καθαρό κουτί: ποσό (π.χ. 2 × 10,00 €), εξήγηση ότι είναι δέσμευση κι όχι χρέωση, και «Συνέχεια για πληρωμή».
• Πληρώνει στο ασφαλές Viva Smart Checkout (κάρτα, Google Pay) και επιστρέφει αυτόματα στη σελίδα επιβεβαίωσης.

Τι κάνεις εσύ στο πάσο

Τίποτα καινούργιο. Δουλεύεις όπως πάντα: όταν καθίσει ή ακυρωθεί η κράτηση, η εγγύηση αποδεσμεύεται μόνη της· όταν μαρκάρεις «Δεν ήρθε», χρεώνεται αυτόματα.

11 Χρήστες Owner

Το προσωπικό που έχει πρόσβαση στην Kliso. Από το μενού «Χρήστες».

1. Πάτησε «Νέος χρήστης», βάλε όνομα & email.
2. Διάλεξε ρόλο (Host / Manager / Owner) — καθορίζει τι βλέπει & κάνει.
3. Ο χρήστης λαμβάνει πρόσκληση/στοιχεία για να συνδεθεί.
4. Για να αφαιρέσεις πρόσβαση, ανάκληση του χρήστη.

12 Ειδοποιήσεις

Δύο κόσμοι: τι λαμβάνει ο πελάτης και τι λαμβάνει το προσωπικό.

Στον πελάτη

Τα κανάλια ανά γεγονός, οι ώρες των υπενθυμίσεων και τα κείμενα ρυθμίζονται.

Στο προσωπικό (app)

1. Πήγαινε Ρυθμίσεις → καρτέλα «Ειδοποιήσεις» → «Push στο app προσωπικού».
2. Άνοιξε/κλείσε κάθε γεγονός: νέα κράτηση, αλλαγή, ακύρωση, νέος στην ουρά.
3. Το καμπανάκι 🔔 (web & mobile) κρατά inbox με τα αδιάβαστα — tap πάει στη σχετική οθόνη.

13 Αναφορές Manager+

Ο «Πίνακας» δείχνει την εικόνα του μαγαζιού με δεδομένα, όχι με αίσθηση.

Βασικοί δείκτες

Πιο βαθιά & σύγκριση

1. Διάλεξε εύρος (7 / 30 / 90 ημέρες, αυτός ο μήνας, ή προσαρμοσμένο).
2. Δες τις ώρες αιχμής (heatmap), τις πηγές και τους πελάτες με no-shows.
3. Ενεργοποίησε σύγκριση και διάβασε τα αυτόματα insights: «+14% καλύμματα».

14 Marketing Owner

Καμπάνιες προς τους πελάτες σου και εξαγωγή δεδομένων. Από το μενού «Marketing».

Νέα καμπάνια

1. Πάτησε «Νέα καμπάνια» και διάλεξε κανάλι (SMS / Email / Viber).
2. Διάλεξε παραλήπτες — όλο το πελατολόγιο ή ένα τμήμα (π.χ. πελάτες με ≥ N κρατήσεις).
3. Γράψε το μήνυμα. Η Kliso υπολογίζει πόσοι θα το λάβουν.
4. Στείλε τώρα ή όρισε ημερομηνία & ώρα για προγραμματισμένη αποστολή.

Αποτελέσματα

Για κάθε καμπάνια βλέπεις Στάλθηκαν, Παραλείφθηκαν (π.χ. χωρίς συγκατάθεση) και Απέτυχαν. Μια προγραμματισμένη μπορεί να ακυρωθεί πριν φύγει.

Εξαγωγή δεδομένων

Με «Εξαγωγή σε Excel» κατεβάζεις πελατολόγιο ή κρατήσεις για δική σου ανάλυση.

15 Αξιολογήσεις Pro+

Μετέτρεψε τις καλές βραδιές σε κριτικές στο Google — και πιάσε τα παράπονα πριν γίνουν δημόσια. Από το μενού «Αξιολογήσεις».

Πώς δουλεύει η ροή

1. Λίγες ώρες μετά από μια ολοκληρωμένη επίσκεψη, ο πελάτης λαμβάνει ένα διακριτικό «πώς ήταν;».
2. Δίνει βαθμολογία με αστέρια από το κινητό του.
3. 4–5 αστέρια → οδηγείται με ένα tap στην κριτική Google σου.
4. 1–3 αστέρια → αφήνει ιδιωτικό σχόλιο μόνο σε σένα, κι εσύ ειδοποιείσαι αμέσως.

Η σελίδα «Αξιολογήσεις»

• Συγκεντρωτικά KPIs και κατανομή βαθμολογιών με μια ματιά.
• Αναλυτική λίστα: ποιος αξιολόγησε, τι έβαλε και γιατί — κλικ ανοίγει το προφίλ 360° του πελάτη.

16 Συνδρομή & χρέωση Owner

Το πλάνο σου, η χρέωση και τα τιμολόγια. Από το μενού «Συνδρομή».

Τι βλέπεις

• Τρέχον πλάνο και τι περιλαμβάνει.
• Κύκλος χρέωσης (πότε ανανεώνεται) και λήξη δοκιμής αν είσαι σε trial.
• Λίστα με τα διαθέσιμα Πλάνα για αναβάθμιση/υποβάθμιση.

Αλλαγή πλάνου & πληρωμή

1. Διάλεξε πλάνο και ακολούθησε την ασφαλή πληρωμή (μέσω Stripe).
2. Διαχειρίσου τρόπο πληρωμής και κατέβασε τιμολόγια από την καρτέλα.

17 Mobile εφαρμογή

Native εφαρμογές προσωπικού για iOS & Android — η ίδια «Σήμερα» στην τσέπη, με push.

Εγκατάσταση & σύνδεση

1. Κατέβασε την εφαρμογή Kliso από το App Store / Play Store (ή πρόσκληση TestFlight).
2. Συνδέσου με τον λογαριασμό σου — ίδιο email/κωδικός με το web.
3. Δώσε άδεια ειδοποιήσεων την πρώτη φορά — έτσι λαμβάνεις push.

Τι κάνεις από το κινητό

• Ζωντανό board «Σήμερα», νέα κράτηση, walk-in, ουρά, drag-to-seat.
• Αλλαγή κατάστασης (στο τραπέζι / ολοκλήρωση / no-show).
• Καμπανάκι με αδιάβαστα — tap πάει στη σχετική κράτηση/ουρά.

? Συχνές ερωτήσεις

Δεν ήρθε push σε νέα κράτηση που έκανα εγώ.

Σωστό — το push φεύγει μόνο για κρατήσεις πελατών (online/QR), όχι για όσες καταχωρείς εσύ.

Πελάτης λέει ότι δεν λαμβάνει SMS/Viber.

Έλεγξε ότι το τηλέφωνο είναι σε σωστή μορφή (+30…) και ότι το κανάλι είναι ενεργό στις Ειδοποιήσεις.

Πώς κλείνω προσωρινά τις online κρατήσεις;

Πρόγραμμα → Blackout για το διάστημα που θες. Οι υπάρχουσες κρατήσεις δεν επηρεάζονται.

Μπορώ να αλλάξω τραπέζι σε καθισμένη κράτηση;

Ναι — σύρε την στην κάτοψη πάνω στο νέο τραπέζι, ή άνοιξέ την και άλλαξε ανάθεση.

Χάνονται δεδομένα αν αλλάξω την κάτοψη;

Όχι. Η κάτοψη είναι η διάταξη· οι κρατήσεις και το ιστορικό μένουν ανέπαφα. Ό,τι αλλάζεις μένει πρόχειρο μέχρι να το δημοσιεύσεις, κι έχεις πάντα ιστορικό & επαναφορά.

Πώς παίρνω κριτικές στο Google;

Με τις Αξιολογήσεις (Pro+): μετά την επίσκεψη ο πελάτης βαθμολογεί, και τα 4–5 αστέρια πάνε στο Google — τα χαμηλότερα έρχονται ιδιωτικά σε σένα.

Μπορώ να ανεβάσω το υπάρχον πελατολόγιό μου;

Ναι — Πελάτες → Εισαγωγή από Excel/CSV (και ελληνικό Excel). Τα διπλότυπα ενώνονται αυτόματα στο τηλέφωνο.

Πώς προσθέτω σερβιτόρο;

Χρήστες → Νέος χρήστης με email και ρόλο (είναι λειτουργία Owner).

Έρχονται κρατήσεις από Google;

Ναι, μέσω Reserve with Google — μπαίνουν αυτόματα στην Kliso. Η σύνδεση στήνεται από τον πάροχο.

Πώς αλλάζω πλάνο;

Από τη Συνδρομή (Owner) — διάλεξε πλάνο και πλήρωσε με ασφάλεια μέσω Stripe.